„Ordnung ist das halbe Leben“: behalten Sie den Überblick über Ihre Papiere

Die einen schwören auf das Ausmisten, die anderen auf regel­mäßiges Wegwerfen. Nur für die Papiere gilt dies nicht, weil viele über Jahre aufbewahrt werden müssen. Wie kann man hier am besten Ordnung halten?

Wichtiges und Unwichtiges

Stellen Sie sich einmal vor, Sie geraten in einen Unfall, nichts lebensbedrohliches, aber verbunden mit einem Krankenhausaufenthalt, und ein Freund muss einige Dokumente für Sie aus der Wohnung holen. Die Papiere befinden sich unsortiert in einer großen Kiste. Der Freund kommt also ohne die nötigen Unterlagen mit der Begründung zurück, nichts gefunden zu haben. Spätestens jetzt wird es also Zeit, das Chaos zu beseitigen und die Papiere zu ordnen: tragen Sie zunächst alle Dokumente zusammen, die mindestens drei Jahre aufbewahrt werden sollten und entsorgen Sie die übrigen. Zu diesen Papieren gehören zum Beispiel die Geburtsurkunde, die Heiratsurkunde, Zeugnisse, der Reisepass und der Personalausweis sowie Bescheide über Arbeitslosengeld, Unterlagen über Immobilien und Arbeitsverträge – diese Unterlagen benötigen Sie ein Leben lang. Die Telefonrechnungen, Kontoauszüge, Arztrechnungen und Nebenkostenabrechnungen sollten Sie ebenfalls mindestens drei Jahre aufbewahren.

Das optimale Ablagesystem

Der zweite Schritt besteht in der Entwicklung eines Systems. Es sollte genügend Platz für die nötigen, aber auch etwas Raum für die zusätzlichen Papiere geben, denn zu den wichtigen Dokumenten gesellen sich auch Fotos, Urkunden, Postkarten und einiges mehr. Anschließend sollten Sie sich ein geeignetes Archivierungssystem überlegen: eine bewährte Methode besteht darin, die Papiere in Ordnern abzuheften, die im besten Fall bedruckt sind (Ordner bedrucken zum Beispiel bei Swedex). Die Unterlagen werden zunächst zu Kategorien zusammengefasst (zum Beispiel Bank, Gesundheit, Wohnen, Arbeit und Rente). Damit Sie nicht jeden Ordner durchsuchen müssen, werden diese mit entsprechenden Registern versehen und an der Außenseite kurz beschriftet. So können Sie die nötigen Unterlagen mit einem Griff aus dem Schrank nehmen, um Papiere zu entnehmen oder neue einzusortieren.

Mut zur Ordnung: den Anfang wagen

Das Chaos in den Papieren lässt sich also in wenigen Schritten beseitigen. Zunächst sollten Sie die Unterlagen in wichtig und unwichtig unterscheiden. Anschließend sortieren Sie die Papiere entsprechenden Kategorien im Ordner zu und versehen diesen mit einem Register. Abschließend nicht vergessen: eine regelmäßige Ablage hilft, das Chaos dauerhaft zu beseitigen.